Зарубежная практика внедрения ИСУ*

*ИСУ - информационная система управления.

Российский бизнес корпоративного уровня на сегодняшний день испытывает множество проблем. Масштаб этих проблем определяется уровнем развития экономики, последствием кризисных явлений, политическими преобразованиями и прочими явлениями, порой даже несоциального проявления. Нередко с экранов телевизоров или из других источников информации снисходят сообщения о роли прогресса в сфере высоких технологий. Не будет секретом, что всегда существуют трудности при продаже, внедрении и запуске той или иной системы автоматизации на предприятии. В ретроспективе, как правило, мы накапливаем информацию, а по прошествии времени преобразуем её в аналитику, которая становится основанием для выработки методологических положений, которые потом являются основой практического пособия по реализации долгосрочных софтверных проектов на крупных экономических объектах.

В этой статье хочется поделиться действенными тезисами, которыми пренебрегают при реализации автоматизированных систем на предприятии. Абстрактным объектом выступает крупное предприятие и программное решение представляется столь же крупным с долгосрочной реализацией. Следует отметить, что внедрение информационных систем управления – MIS (Management Information System) и их сопровождение зачастую представлено как затратная часть бюджета предприятия с негативным значением в качестве неоправданных затрат. По мере эксплуатации системы, если ведется какой-то учет, можно увидеть в аналитических статьях прогрессивную тенденцию в сторону увеличения затрат на содержание и поддержку MIS. В чем может быть проблема? Ответ однозначно прост и сложен одновременно – в системе тактической реализации проекта внедрения программного решения на предприятии. Задача руководителя проекта соблюдать регламенты реализации его на протяжении всего периода внедрения. Итак, рассмотрим основные положения, которыми пренебрегают на предприятиях при внедрении и эксплуатации MIS.

1. Определение технологий – это не только технологии, но и бизнес-процессы.

Многие люди верят, что реализованная MIS способна «творить чудеса» и может исключить все возможные ошибки оператора. По мере эксплуатации отчетность указывает на повышение показателя оборачиваемости капитала, оперативности проведения сделок, реализации контрактов. В результате, плохо описанные процессы будут также прогрессивно возрастать и оказывать негативное влияние на всю модель MIS(например, дублированные сообщения почты, преждевременные уведомления клиента и т.п.). Поэтому изначально необходимо в рамках каждого отдела провести совещания, на которых обрисовать максимально возможные схемы подведомственных бизнес-процессов вручную. После этого переносить формализованную, описанную модель в MIS.

2. Технологии для людей, а не ради технологий

Внедрение в организации MIS требует, чтобы работники изменили индивидуальную, уже сформировавшуюся модель своей работы. Проще говоря, люди имея свою привычную среду обитания осознают, что должны переходить в новую среду, но не желая терять связь со старой. К сожалению, пренебрежение такими связями вызывает негативные последствия (увольнения, противостояние, снижение мотивации). Поэтому, пока работники компании не будут уверены, что MIS является нечто дополняющим, упрощающим, совершенствующим их ежедневные операции, внедряемое решение усугубит общее состояние сложившейся(или новой) модели ведения бизнеса. Люди должны почувствовать, что приобретённая MIS выступает мощным инструментом в их работе, порождая мысль об общем увеличении эффективности их труда.

3. Разумно создавать и готовить команду в соответствие с целями и приоритетами

Самый лучший способ провести качественное внедрение MIS – выделение из всех отделов самых хороших работников и сплотить их в команду, ответственную за внедрение на внутриорганизационном уровне. В этом случае организация, которая предлагает систему и сопровождает внедрение сможет получить самую адекватную информацию об экономической и производственной составляющей предприятия на протяжении всего периода внедрения. Вследствие такого процесса корпоративного взаимодействия решается ключевая задача качественного внедрения системы – принятие адекватных, эффективных решений, а также непротиворечивая корректировка этапов реализации проекта. В результате исключается возможное недоверие, которое всегда присутствует в начале внедрения MIS.

4. Определение регламентов и предписаний по взаимодействию

Совсем несложно провести презентацию системы, сосредоточившись на цели продажи и частично выдав информацию, которая потенциальному покупателю в большинстве случаев непонятна. Затяжной диалог без условных регламентов и правил приводит к полному непониманию между поставщиком решения и её потенциальным потребителем. Поэтому предварительное описание этапов взаимодействия, анкет и регламентов позволяет выстроить правила и порядок ведения конструктивного диалога между двумя заинтересованными сторонами. Сложность подготовки подобных материалов окупается тем, что каждая последующая дискуссия сторон не порождает хаоса, а позволяет высказаться практически каждому потенциальному участнику перед началом работ и скорректировать общий план внедрения.

5. Конкретизация целей и задач по реализации MIS на этапе предпродажи

Практически каждая компания желает иметь высококачественное, легкое в использовании программное решение, которое к тому же не вызовет в дальнейшем никаких финансовых затрат на обслуживание. Таких решений попросту не существует. При всех безграничных и безупречных качествах системы команда продавцов MIS должна сфокусировать свое внимание на мнениях и видениях наиболее весомых представителей организации. Обработка подобной первичной информации может даже потребовать взять паузу перед тем, как перейти к первому этапу внедрения системы. Короткая пауза вначале – лучшая реализация долгосрочного проекта в дальнейшем.

6. Определение системных требований без отчуждения пользователей

Определение системных требований (в общем смысле этого выражения) – это и искусство и наука. Оно включает коммуникативные качества всех участников процесса и в особенности команд внедрения. Во время внедрения может возникнуть состояние фрустрации работников предприятия. В этом случае важно, чтобы команда внедрения поставщика решения была готова исключить наступление подобного состояния. Только обладая соответствующими знаниями и упражняясь на практике, будет возможным создать успешную команду по реализации проекта.

7. Залог успешного внедрения – это успех

Успех всегда означает, что все удается сделать с успехом. На коммуникативном уровне каждый участник процесса должен добиваться успеха. Если между командами существует однозначное понимание этого термина, то практически исключена ситуация противоборства, излишних дискуссий, которые способны сбить с правильного пути внедрения. Каждый человек должен верить, что общий успех – это успех каждого.

8. Подготовка пользователей к адаптации работы в новой системе

Изменение управления - это процесс, а не событие. Этот процесс происходит постоянно на протяжении всего периода реализации системы. Всегда есть люди, которые активно или пассивно возражают против новой системы. Люди, в большинстве своем, по психологической природе выступают противниками перемен. Следует иметь ввиду, что придется вырабатывать свежие идеи по работе с «проблемными» людьми. Цель подобной работы – изменить у человека представление о процессе неизбежного изменения как позитивного явления и неявно указать на связи с глобальным управлением компании. Когда работники увидят, что изменения больше касаются глобальной модели управления организацией, а не индивидуальной, то в результате люди становятся более открытыми и проще адаптируются к новому.

Автор: Рыков Николай, 2010.